Unter einem Workflow (auf Deutsch Arbeitsfluss) versteht man die ganze oder teilweise computerisierte Unterstützung oder Automatisierung eines Geschäftsprozess (gesteuert durch ein Workflow Managament System). Die originale englische Definition der Workflow Management Coalition lautet:
“The computerised facilitation or automation of a business process, in whole or part.“
Quelle: http://www.wfmc.org/standards/docs/tc003v11.pdf
Nach der Definition wären Workflows auch eine Art Geschäftsprozesse. Tatsächlich werden Workflows in der wissenschaftlichen Literatur deshalb auch als verfeinerte Geschäftsprozesse bezeichnet. Eine grobe Unterscheidung zwischen Workflow und Geschäftsprozess findet man weiter unten.
Workflows haben einen definierten Anfang, einen geplanten Ablauf und ein definiertes Ende. Sie sind darüber hinaus weiter unterteilbar, man spricht dann von Sub-Workflows. Im Mittelpunkt von Workflows steht überwiegend der Einsatz von Menschen als Aufgabenträger und nicht unbedingt der Einsatz von Maschinen.
Inhaltsverzeichnis
Workflow Aspekte
Jeder Workflow vereint mehrere Aspekte. Nachfolgend werden die wichtigsten Aspekte vorgestellt:
- Funktionaler Aspekt
- Verhaltensbezogener Aspekt
- Datenaspekt
- Organisationsaspekt
- Operationaler Aspekt
Natürlich sind auch noch weitere Aspekte relevant, beispielsweise ein Sicherheitsaspekt. Die aufgeführten Aspekte bilden aber das Fundament eines jeden Workflow-Management-Systems. Deshalb werden diese nachfolgend genauer vorgestellt.
Funktionaler Aspekt
Der funktionale Aspekt beschreibt, was überhaupt ausgeführt werden muss. Er spezifiziert die fundamentalen Bestandteile des Workflows, die sogenannten funktionalen Einheiten. Es geht also um die Struktur des Workflows mit seinen elementaren und zusammengesetzten Arbeitsschritten.
Verhaltensbezogener Aspekt
Der Verhaltensbezogene Aspekt bezieht sich auf das Verhalten des Workflows durch den Kontrollfluss.
Datenbezogener Aspekt
Der Datenbezogene Aspekt wird teilweise auch Informationsbezogener Aspekt genannt. Hier steht der Datenfluss im Mittelpunkt, sprich welche Daten konsumiert und welche Daten produziert werden.
Operationaler Aspekt
Beim operationalen Aspekt steht die Implementierung des Workflows im Mittelpunkt.
Organisationaler Aspekt
Der organisationale Aspekt legt den Mittelpunkt der Betrachtung auf die Organisation, also welche Personen, Rollen, organisatorische Einheiten und Beziehungen spielen für den Workflow eine wichtige Rolle. Hier geht es also hauptsächlich um die Akteure der Ausführung des Workflows.
Workflow Beispiel
Nachfolgend einen recht vereinfachten Workflow, bei dem es einfach nur darum geht, ein Urlaubsangebot einzuholen und dieses dann nach den Preis zu bewerten.
Die oben aufgelisteten Aspekte werden in diesem Beispiel folgendermaßen abgedeckt:
- Funktionaler Aspekt: Verschiedene Aktivitäten, z.B. Urlaubsangebote einholen
- Verhaltensbezogener Aspekt: XOR-Split bei der Sortierung des Angebots nach Preis
- Datenbezogener Aspekt: Auslesen der Angebotsdaten aus der Datenbank
- Organisationaler Aspekt: Verschiedene „Organisationen“ hier Reisebüro und Kunde, geteilt durch Pools
- Operationaler Aspekt: Hier nicht vorhanden
Unterschied zwischen Workflows und Geschäftsprozesse
Generell beschreibt ein Geschäftsprozess „was“ zu tun ist, während ein Workflow beschreibt, „wie“ dieses was umgesetzt werden soll. Geschäftsprozesse werden deshalb der konzeptionellen Ebene zugeordnet, während sich Workflows auf der operativen Ebene befinden.
Quellen und Verweise
- Andreas Gadatsch, Grundkurs Geschäftsprozess-Management – Methoden und Werkzeuge für die IT-Praxis: Eine Einführung für Studenten und Praktiker
- Matthias Weske, Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures. 2. Auflage, Springer, 2012
- Petra Vogler, Praxis des Workflow-Managements: Grundlagen, Vorgehen, Beispiele
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