Unter Geschäftsprozessen versteht man Vorgänge von Wirtschaftseinheiten (z.B. eines Unternehmens), um schrittweise geschäftliche oder betriebliche Ziele zu erreichen.
Inhaltsverzeichnis
Lebenszyklus von Geschäftsprozessen
Nachfolgend die bildliche Darstellung des Lebenszyklus von Geschäftsprozessen (Business Process lifecycle) nach M. Weske (2012), S. 12
Nachfolgend die Beschreibung der einzelnen Phasen.
Design und Analyse
In der Regel ist die Design- und Analysephase der erste Schritt im Lebenszyklus. Hier wird erst einmal eine Bestandsaufnahme vorgenommen. Relevante Geschäftsprozesse gilt es zu identifizieren und anschließend zu modellieren. Zur Modellierung gehört auch die Validierung, Simulierung und anschließende Verifizierung. Die meisten Spezifikationssprachen im Bereich der Geschäftsprozess- bzw. Workflow-Modellierung unterstützen eine graphische Repräsentation, die vor allem bei Austausch mit verschiedenen Stakeholdern schnell und einfach dabei hilft den aktuellen Stand verständlich zu präsentieren. Bei Geschäftsprozessen sind nämlich in der Regel mehrere Parteien involviert, sodass ein gemeinsames Verständnis für die gegenseitige Kommunikation unverzichtbar ist. Dieses Verständnis ist auch für die Validierung des erstellten Geschäftsprozesses nötig, in dem alle (oder die wichtigsten) Personen die daran beteiligt sind, zusammen darüber schauen und über evtl. Fehler oder Ungenauigkeiten diskutieren. Ist diese erledigt, dann kann das Modell zum ersten Mal simuliert werden. Schließlich können sich jederzeit Fehler herauskristallisieren, die aber erst im tatsächlichen Einsatz ersichtlich werden. Die meisten Workflow-Management-Systeme bieten eine Simulationsumgebung, die für diesen Abschnitt der Phase genutzt werden sollte. Über die Verifikation kann man dann noch einmal die formalen Eigenschaften des Geschäftsprozesses überprüfen.
Da es sich bei dem Zyklus um ein iteratives Vorgehen handelt, zielt die Design- & Analysephase natürlich auch auf die Verbesserung des schon vorhandenen Geschäftsprozesses ab. Insbesondere dann, wenn schon eine Iteration gemacht wurde.
Konfiguration
Nach dem der Prozess steht und auch entsprechend verifiziert, simuliert und validiert wurde, geht es um die Implementierung. Dafür wählt man, falls dies noch nicht vorhanden ist, ein geeignetes Workflow-Management-System aus und implementiert den Prozess. Eine Testphase darf natürlich auch hier nicht fehlen. Die Konfigurationsphase umschließt nicht nur die ledigliche technische Umsetzung in der Organisation. Wichtige Punkte sind hier auch die Einbeziehung der Mitarbeiter in Forme von Einweisungen in die Thematik und Verteilungen von Verantwortlichkeiten. Insbesondere die Einbindung der Mitarbeiter ist ein wichtiger Aspekt, da der beste Geschäftsprozess nichts bringt, wenn die Mitarbeiter nicht sich daran orientieren und außerhalb dessen operieren, bzw. den Geschäftsprozess sogar gezielt umgehen.
Durchführung
Bei der Durchführung steht die Laufzeit (engl. Enactment) des Prozesses im Mittelpunkt. Es geht um die aktive Steuerung des Prozesses, dafür muss dieser überwacht und bei Bedarf auch angepasst werden. Stichworte sind hier beispielsweise Benutzerverwaltung, Datenmigration oder Sicherheitsupdates. Für die nachfolgende Evaluierungsphase werden in der Durchführungsphase die Ausführungsdaten gesammelt und für die spätere Analyse abgespeichert.
Evaluierung
In der Evaluierungsphase geht es um die Bewertung des Geschäftsprozesses. Hier geht man Fragen nach, wie stabil der Prozess ist, wie lange der Prozess ist, ob es irgendwelche Schwierigkeiten damit gibt usw. Die Erkenntnisse aus dieser Phase können anschließend an die darauf folgenden Design- und Analysephase einfließen.
Oft wird dafür auf das sogenannte Process Mining zurückgegriffen, bei dem eine Analyse der Ausführungs-Logs Schwachstellen des Prozessmodells offenlegen soll.
Unterschied zwischen Workflows und Geschäftsprozesse
Generell beschreibt ein Geschäftsprozess „was“ zu tun ist, während ein Workflow beschreibt, „wie“ dieses was umgesetzt werden soll. Geschäftsprozesse werden deshalb der konzeptionellen Ebene zugeordnet, während sich Workflows auf der operativen Ebene befinden.
Quellen
- Grundkurs Geschäftsprozess-Management – Methoden und Werkzeuge für die IT-Praxis: Eine Einführung für Studenten und Praktiker von Andreas Gadatsch
- Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures von Matthias Weske
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