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Workflow – Definition, Erklärung und Beispiel

Geschrieben in Entwicklung von admin am 8 Mai 2016

Unter einem Workflow (auf Deutsch Arbeitsfluss) versteht man die ganze oder teilweise computerisierte Unterstützung oder Automatisierung eines Geschäftsprozess (gesteuert durch ein Workflow Managament System). Die originale englische Definition der Workflow Management Coalition lautet:

“The computerised facilitation or automation of a business process, in whole or part.“
Quelle: http://www.wfmc.org/standards/docs/tc003v11.pdf

Nach der Definition wären Workflows auch eine Art Geschäftsprozesse. Tatsächlich werden Workflows in der wissenschaftlichen Literatur deshalb auch als verfeinerte Geschäftsprozesse bezeichnet. Eine grobe Unterscheidung zwischen Workflow und Geschäftsprozess findet man weiter unten.

Workflows haben einen definierten Anfang, einen geplanten Ablauf und ein definiertes Ende. Sie sind darüber hinaus weiter unterteilbar, man spricht dann von Sub-Workflows. Im Mittelpunkt von Workflows steht überwiegend der Einsatz von Menschen als Aufgabenträger und nicht unbedingt der Einsatz von Maschinen.

Workflow Aspekte

Jeder Workflow vereint mehrere Aspekte. Nachfolgend werden die wichtigsten Aspekte vorgestellt:

  • Funktionaler Aspekt
  • Verhaltensbezogener Aspekt
  • Datenaspekt
  • Organisationsaspekt
  • Operationaler Aspekt

Natürlich sind auch noch weitere Aspekte relevant, beispielsweise ein Sicherheitsaspekt. Die aufgeführten Aspekte bilden aber das Fundament eines jeden Workflow-Management-Systems. Deshalb werden diese nachfolgend genauer vorgestellt.

Funktionaler Aspekt

Der funktionale Aspekt beschreibt, was überhaupt ausgeführt werden muss. Er spezifiziert die fundamentalen Bestandteile des Workflows, die sogenannten funktionalen Einheiten. Es geht also um die Struktur des Workflows mit seinen elementaren und zusammengesetzten Arbeitsschritten.

Verhaltensbezogener Aspekt

Der Verhaltensbezogene Aspekt bezieht sich auf das Verhalten des Workflows durch den Kontrollfluss.

Datenbezogener Aspekt

Der Datenbezogene Aspekt wird teilweise auch Informationsbezogener Aspekt genannt. Hier steht der Datenfluss im Mittelpunkt, sprich welche Daten konsumiert und welche Daten produziert werden.

Operationaler Aspekt

Beim operationalen Aspekt steht die Implementierung des Workflows im Mittelpunkt.

Organisationaler Aspekt

Der organisationale Aspekt legt den Mittelpunkt der Betrachtung auf die Organisation, also welche Personen, Rollen, organisatorische Einheiten und Beziehungen spielen für den Workflow eine wichtige Rolle. Hier geht es also hauptsächlich um die Akteure der Ausführung des Workflows.

Workflow Beispiel

Nachfolgend einen recht vereinfachten Workflow, bei dem es einfach nur darum geht, ein Urlaubsangebot einzuholen und dieses dann nach den Preis zu bewerten.

workflow beispiel

Die oben aufgelisteten Aspekte werden in diesem Beispiel folgendermaßen abgedeckt:

  • Funktionaler Aspekt: Verschiedene Aktivitäten, z.B. Urlaubsangebote einholen
  • Verhaltensbezogener Aspekt: XOR-Split bei der Sortierung des Angebots nach Preis
  • Datenbezogener Aspekt: Auslesen der Angebotsdaten aus der Datenbank
  • Organisationaler Aspekt: Verschiedene „Organisationen“ hier Reisebüro und Kunde, geteilt durch Pools
  • Operationaler Aspekt: Hier nicht vorhanden

 

Unterschied zwischen Workflows und Geschäftsprozesse

Generell beschreibt ein Geschäftsprozess „was“ zu tun ist, während ein Workflow beschreibt, „wie“ dieses was umgesetzt werden soll. Geschäftsprozesse werden deshalb der konzeptionellen Ebene zugeordnet, während sich Workflows auf der operativen Ebene befinden.

Quellen und Verweise

  • Andreas Gadatsch, Grundkurs Geschäftsprozess-Management – Methoden und Werkzeuge für die IT-Praxis: Eine Einführung für Studenten und Praktiker
  • Matthias Weske, Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures. 2. Auflage, Springer, 2012
  • Petra Vogler, Praxis des Workflow-Managements: Grundlagen, Vorgehen, Beispiele

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